Organisaties hebben vaak te kampen met capaciteitsproblemen voor de opslag en het beheer van archief. Vaak moeten papieren archiefstukken gedurende langere tijd worden bewaard, bijvoorbeeld op grond van wettelijke eisen. Dat neemt veel ruimte in beslag. Veel organisaties hebben daarnaast geen adequaat personeel beschikbaar om archieven te selecteren voor vernietiging. Het selecteren wordt daardoor nogal eens uitgesteld, dat kost weer meer ruimte, en het wordt steeds moeilijker om alsnog aan de selectie te beginnen.